Proses Record Macro Pada Ms Excel

pada tanggal
Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Macro adalah sederetan fungsi dan perintah program yang disimpan dalam menu Visual Basic. Microsoft Excel menyediakan fitur untuk merekam aktivitas yang dilakukan oleh penggunanya melalui tools -> macro -> record new macro. Record new macro berguna untuk merekam aktivitas yang dilakukan dan merubahnya menjadi baris-baris program.

Namun macro juga dapat digunakan oleh user untuk membuat perintah atau procedure melalu bahasa VBA atau Visual Basic for Application yang cukup populer, sederhana dan mudah untuk dipelajari. Semakin besar pemahaman anda tentang bahasa VBA maka semakin banyak dan canggih pula prosedur atau perintah-perintah yang dapat anda buat untuk memudahkan perkerjaan anda dengan Microsoft Excel.

Contoh sederhana dari fungsi atau kegunaan macro adalah apabila anda melakukan pekerjaan yang banyak tapi monoton. Dari pada anda membuang-buang waktu dengan mengerjakan pekerjaan yang monoton secara manul, kenapa anda tidak merekamnya saja dengan macro kemudian melakukan sedikit modifikasi. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan berjam-jam dapat selesai hanya dengan sekali klik. Contoh lain adalah apabila anda ingin membuat fungsi yang belum tersedia pada fungsi standard yang disediakan oleh excel, maka anda dapat membuat fungsi yang anda inginkan melalui Macro berupa User Defined Function (UDF).

Untuk dapat menggunakan macro, anda harus terlebih dahulu melakukan setting terhadap macro security level pada Microsoft Excel anda. Caranya adalah melalui tools -> macro -> security lalu set security level pada level Medium. Jangan gunakan low apabila anda sering menerima file dalam bentuk excel karena kemungkinan anda mendapat file excel yang mengandung virus macro menjadi sangat tinggi. Dengan level medium anda dapat menentukan apakah anda akan meng-Enable atau Disable macro yang terdapat pada file excel yang akan anda buka. Namun jika macro security level anda di set pada level Low maka anda tidak akan mendapat pemberitahuan bahwa file yang akan anda buka berisi macro atau tidak.


Oke sekarang kita akan mencoba membuat record macro sederhana, kita misalkan ada data siswa seperti di bawah ini

Lalu buat format tabel seperti ini
  1. Sederhanakan tabel agar hanya bagian yang penting saja yang akan terolah. Misalnya dari hapus baris 1 (Semester) dan kolom A (No) sehingga tabel simpel seperti di bawah ini
  2. Men-TRANSPOSE data agar formatnya mirip dengan format akhir. Ini adalah salah satu langkah alternatif bagi orang awam. Dalam hal ini daftar mata pelajaran semula berada di bagian baris atas diubah menjadi bagian kolom paling kiri, sedangkan kolom nama yang tadinya berada pada kolom kiri diubah menjadi bagian baris di atas.
    Cara men-TRANSPOSE:
    • Kopi bagian yang penting saja (dalam contoh ini saya hanya mengkopi range mata pelajaran dan nama siswa).
    • Tempatkan pointer pada cell dimana data tersebut akan di letakkan.
    • Klik kanan pada cell tadi pada pilih Transpose pada Paste Option.
  3. Pada kolom A kita lakukan format text yang mengarah vertikal agar mendaftar, blok kolom tersebut, klik kanan, Format Cells -> Alignment -> Ubah orientasi teks menjadi 0 derajat (degre) sehingga di dapat data seperti dibawah ini
  4. Menghapus kolom A (tapi kita mesti ingat urutan mata pelajarannya) dan juga baris 8 dan 15 karena ini tidak kita perlukan, juga border (garis-garis tabel) perlu dihapus. Sisipkan 2 baris kosong di bawah baris nama (untuk judul kolom tabel) dan beri warna beda pada baris nilai semester 4 (baris 10-15), untuk membedakan nilai semester 3, 4, dan 5. 
  5. Tambahakan pada ujung sebelah kanan kolom akhir tulisan apa saja misalnya stop, agar semua data terproses, nanti kalau sudah beres boleh hapus kolom akhir ini.Hasilnya seperti berikut
  6. Membuat Macro, langkah-langkahnya seperti berikut :

  • Tempatkan Active cell pada B1. Pastikan menge-klik Use Relative References (pada tab menu View -> tab Macros -> klik spin (segitiga kecil) pilih Use Relative References.
  • Kemudian klik Record Macro, kalau kita sudah siap melakukannya, maka akan muncul popup menu isian, isikan seperlunya, jangan lupa memberi nama macro dan membuat shortcut ctrl+…(saya contohkan Ctrl+w). Ini bertujuan jika hendak menjalan macro kita tinggal menggunakan shorcut tersebut.
  • Berikutnya adalah membuat satu tabel secara manual (untuk data satu siswa saja), ubahlah seperti format tabel jadi (seperti ilstrasi 1 di atas). Caranya sisipkan kolom sebelah kanan siswa pertama (cell B1) sebanyak yang diperlukan (dalam contoh ini saya sisipkan sebanyak 8 kolom).
  • Lakukan pekerjaan secara manual: bisa menambahkan Tulisan pada beberapa cell seperti No, Mata Pelajaran, Semester 3, 4, 5 dll, memindah kolom tabel, memformat garis batas (border), memberikan warna cell, menulis rumus perhitungan tertentu dll sesuai format tabel yang kita harapkan. Jika semua sudah selesai format tabel seperti yang diharapkan, letakkan pointer pada cell pada nama siswa diurutan ke-3 (cell K1). Selesai. Silahkan Klik Stop recording, toolbar-nya ada pada bagian saat kita Record Macro atau dibagian kiri bawah halaman lembar kerja Excel kita.
  •  Sampai disini kita bisa mencoba kerja macro untuk tabel siswa ke dua, caranya tempatkan pointer pada cell nama siswa ke-3; Tekan shorcut key Ctrl+w seperti yang anda tentukan sebelumnya (saat akan me-record macro).
  • Jika hasilnya persis tabel yang kita buat namun berisi data siswa ke-2 maka itu berarti pekerjaan kita telah benar.
  • Sekarang coba jalankan macro tersebut, jika langkah anda benar maka data masing-masing siswa akan keluar.



Oke, itu sekian penjelasan saya tentang proses record macro, semoga bermanfaat



Assalamu'alaikum Wr. Wb.


Komentar

Posting Komentar